Cette année, vous avez décidé de vous lancer sur Educartable pour communiquer avec les familles. Comment faire pour faciliter l'adoption de ce nouvel outil par les familles ? Pour une mise en place fluide d'Educartable et une bonne implication des familles, nous vous conseillons de réserver un temps lors de votre réunion de rentrée pour informer les familles. Voici 6 conseils qui pourraient vous intéresser.

Conseil n°1 : présenter le fonctionnement de l'outil et son intérêt

Lors de cette réunion, il sera indispensable d'expliquer rapidement aux parents le fonctionnement de l'outil. Si vous disposez d'un TNI ou d'un vidéoprojecteur, vous pourrez vous connecter sur Educartable Portail Familles avec votre compte de test pour leur faire une petite visite guidée. Ce sera l'occasion de leur présenter l'intérêt d'un tel outil.

Site web et applications

Educartable Portail Familles est accessible sur smartphone, tablette et ordinateur. Les familles peuvent donc se connecter et accéder à leur espace sur Educartable depuis n'importe quel appareil.

Les codes de connexion

La réunion de rentrée est l'occasion parfaite pour distribuer à chaque famille le document avec les codes pour suivre ses enfants sur Educartable Familles. Ces codes nominatifs sont téléchargeables sur votre interface Educartable enseignants, dans l'onglet "codes parents".


Si les parents ont un smartphone ou une tablette à disposition, cette réunion peut être l'occasion de les inviter à télécharger l'application, à s'inscrire tout de suite sur Educartable et à ajouter leur enfant. Cela vous permettra de les assister et de lever certaines barrières techniques pour les parents.

Voici les étapes pour créer un compte parent sur Educartable Familles et ajouter leur enfant :

  • Etape 1 : se rendre sur le site web et/ou télécharger l'application.
  • Etape 2 : créer un compte utilisateur en renseignant leur nom, prénom, adresse mail et choisir un mot de passe.
  • Etape 3 : recevoir un mail de confirmation contenant un lien sur lequel ils doivent cliquer pour valider leur compte. (Pour certains, ce ne sera pas un lien mais un code à 6 chiffres qu'ils recevront par mail : cette procédure est en cours de déploiement sur les applications).
  • Etape 4 : ajouter leur enfant sur leur compte grâce à l'identifiant ELEVE et à la clé qui se trouvent sur le document.

Le cas des parents séparés

Chaque parent peut créer son propre compte personnel sur Educartable, avec sa propre adresse mail et son propre mot de passe. Vous fournissez bien aux parents le même code ELEVE et la même clé, car c'est le même enfant. Pour résumer ce sont deux comptes parents distincts qui suivent le même enfant. Lorsque vous écrivez un message ou un devoir concernant leur enfant, chacun reçoit l'info sur son compte personnel, peut consulter les devoirs et signer les messages. Par contre, si un des deux parents répond à un message ou vous écrit un message direct, l'autre parent ne le voit pas.

Conseil n°2 : montrer aux familles comment suivre au quotidien le travail de leurs enfants et communiquer avec vous

Comme un cahier de textes et de liaison papier, Educartable Portail Familles a normalement vocation a être consulté chaque jour. Les nouveautés sont signalées en rouge sur leur interface.
Voici quelques aperçus de l'interface Familles sur mobile :

Les notifications mail et push

L'outil dispose de moyens supplémentaires pour prévenir les familles de la publication d'un nouveau message et devoir. Dans ses préférences, chaque parent peut choisir de recevoir (ou pas) un mail pour chaque type de publication (devoir, message, réponse, évènement, livret).
Pour ceux qui utilisent l'application mobile, ils peuvent également choisir de faire apparaitre (ou pas) une notification push sur leur téléphone et une pastille sur l'icône de l'application. Cette nouvelle fonctionnalité est déjà disponible pour Android et très prochainement sur IOS.

L'envoi de messages à l'enseignant(e)

L'ouverture des droits du cahier de liaison reste à votre initiative : les familles ne peuvent vous écrire un message que si vous publiez vous-même un premier message dans cette partie d'Educartable. Ce premier message ouvrira les droits des familles à vous contacter via Educartable. Cette information est bonne à savoir car des familles cherchant à vous contacter, n'accèdent pas toujours à cette fonction dès les premiers jours.
La communication se fait alors de manière réciproque : si vous utilisez le cahier de liaison, les parents le peuvent aussi.
La réunion de rentrée peut être l'occasion de poser les bases et d'indiquer aux familles les plages horaires et les jours où vous serez disponible (ou pas) pour leur répondre.

Conseil n°3 : rassurer les parents concernant la sécurité et l'intégrité de l'outil

La gratuité et l'absence de publicité

La visite guidée va permettre aux parents de se rendre compte de l'absence de publicité sur Educartable Portail Familles. Rassurez-les également sur la gratuité de l'outil. Nous pensons qu'il est important que les familles sachent que leur utilisation de cet outil est totalement dénuée de contre-partie financière de leur part. Ils auront accès à toutes les fonctionnalités, que ce soit sur le site web comme sur les applications. Comme toute "fourniture scolaire", Educartable est entièrement financé par l'école, ce qui garantit que vous respectez le devoir de neutralité de l'école.

Le droit à l'image (si vous utilisez la partie cahier de vie d'Educartable)

Comme pour tout support où peuvent figurer des photographies des élèves, vous êtes tenus de demander aux parents une autorisation de diffusion de ces images. Vous pouvez télécharger ici un exemple modifiable de formulaire de demande d'autorisation.

La sécurité des données

Cette réunion va également être l'occasion de leur parler de la sécurité des données. Toutes les mesures de protection sont mises en oeuvre et les données de leurs enfants (ainsi que les leurs) ne sont ni données, ni échangées, ni vendues. Leur usage est strictement réservé au fonctionnement de l'application.
Les données des élèves sont réduites au strict minimum pour le fonctionnement de l'application : nom, prénom, niveau de classe, genre, date de naissance (facultative).
En ce qui concerne les parents, sur Educartable, seules les informations suivantes sont conservées : nom, prénom et adresse mail. Leur mot de passe est crypté et personne ne peut en avoir connaissance à part eux. Leur adresse mail ne sert qu'à la connexion et pour réinitialiser un mot de passe perdu. Elle n'est utilisée à aucune autre fin.

Le RGPD

Vous pourrez enfin évoquer avec eux le Règlement Européen sur la Protection des Données Personnelles. Educartable est conforme aux nouvelles obligations européennes (droits des utilisateurs, tenue de registres de données, délégué à la Protection des Données, etc).
Selon l'article 6 du RGPD, l'école effectue une mission d'intérêt public, qui ne nécessite donc pas de consentement parental préalable pour inscrire les enfants sur Edumoov.
Ce sont les parents qui font la démarche de créer leur compte utilisateur sur Educartable Portail Familles. Ils sont donc maitres de leurs données. Ils sont libres de refuser de l'utiliser ou de se dé-sinscrire ultérieurement.

Conseil n°4 : sonder le taux d'équipement informatique des familles

Nous vous conseillons de demander aux parents de quels équipements informatiques ils disposent. Idem pour l'accès Internet. Cela vous permettra d'emblée de savoir quelles familles risquent de ne pas pouvoir utiliser Educartable ou de rencontrer des difficultés.
L'âge de l'ordinateur, de la tablette ou du smartphone n'a que peu d'importance, du moment que les mises à jour (du système d'exploitation et de leur navigateur internet) sont régulièrement faites. La plupart des soucis d'affichages et de fonctionnement sont liés à une absence de mise à jour du navigateur ou du système d'exploitation.

Conseil n°5 : effectuer une transition douce entre le papier et le numérique

Nous vous conseillons de ne pas éliminer tout de suite le cahier de textes et le carnet de liaison papier. Vous pouvez fonctionner avec les outils papiers et numériques en parallèle pendant plusieurs semaines, pour laisser le temps aux familles de prendre l'habitude en douceur.
Si vous utilisez un TNI ou un vidéoprojecteur en classe, vous pouvez vidéo-projeter les devoirs et messages crées sur Educartable afin que vos élèves les notent dans le cahier de textes ou de liaison.
Au bout de quelques semaines, vous pourrez ne conserver les outils papier que pour les élèves dont les familles ne sont pas équipées ou refusent d'utiliser Educartable.

Conseil n°6 : encourager les parents à contacter l'assistance technique d'Educartable Familles

Les parents disposent d'une assistance technique par mail directement sur Educartable familles (avant et après connexion).
Problème de connexion, de fonctionnement de l'application, mise à jour... Il leur suffit de cliquer sur le bouton Assistance technique pour accéder à la page de contact qui leur est dédiée. Notre équipe technique répond à leurs questions par mail en 24 à 48h. Nous vous invitons à les renvoyer vers nous car chaque problème est plus facilement identifié par notre équipe si nous communiquons directement avec les parents que si ceux-ci passent par vous. En plus, cela vous fera gagner du temps ;)
Vous pouvez cependant rappeler aux parents que l'assistance technique n'est pas responsable du contenu des devoirs, des évènements, des messages et des livrets scolaires et que pour toute question à ce sujet, ils doivent s'adresser à vous directement.
Enfin, nous vous remercions de ne pas communiquer aux parents le numéro de téléphone du support d'Edumoov car celui-ci est réservé aux enseignants. Merci de votre compréhension.

Voilà, vous n'avez plus qu'à vous lancer :)
Nous sommes là pour vous accompagner si besoin.